De vragen die jullie als eerste stellen

Alleen medewerkers met een lopende zorgrelatie. Onze eigen toegang tot productie is nog niet ingeperkt, en dat is een openstaand punt.

Binnen jullie organisatie geldt: een dossier openen kan alleen bij een lopende zorgrelatie met die cliënt. Het kennen van een link of een nummer geeft nooit toegang. Ook een beheerder krijgt geen automatische toegang tot inhoud, want beheer gaat over accounts en niet over dossiers.

Elke inzage wordt vastgelegd in een logboek dat niet te wijzigen is. De cliënt heeft recht op inzage daarin en dat is per cliënt op te vragen.

Gaat een medewerker uit dienst, dan zet de beheerder het account inactief en vervallen alle zorgrelaties tegelijk.

Over onszelf zijn we net zo duidelijk. Ontwikkelaars van RIISE hebben op dit moment technisch toegang tot de productieomgeving. Dat is nodig voor onderhoud, maar het is nog niet formeel ingeperkt, vastgelegd en afgedekt met geheimhoudingsverklaringen. Het staat als grootste openstaande maatregel in ons toegangsbeleid en wordt geregeld voordat de eerste echte cliëntgegevens erin gaan.

Nee. Na de eerste keer is het Face ID of Touch ID, één handeling.

De eerste keer op een toestel: e-mailadres, een wachtwoord van minimaal 12 tekens en een code uit een authenticator. Daarna wordt het toestel gekoppeld met een passkey.

Vanaf dan open je de app met je gezicht of vingerafdruk. Een passkey levert twee factoren in één handeling: de sleutel zit vast in de beveiligde chip van dat ene toestel en komt alleen vrij na biometrische controle. Hij is bovendien gebonden aan het domein, dus een nagemaakte inlogpagina krijgt hem niet.

Biometrie verwerken wij niet. Het gezicht of de vingerafdruk verlaat het toestel niet; Zorgflow krijgt alleen een bevestiging uit de chip terug.

Zonder gezicht of vingerafdruk komt niemand erin, en de beheerder zet het account inactief.

De app vergrendelt na 10 minuten stilte, met 30 seconden waarschuwing vooraf. Dat mag kort zijn juist omdat ontgrendelen een seconde kost. Praten telt als activiteit, dus de app gaat niet midden in een rapportage op slot terwijl niemand zijn telefoon aanraakt.

Vergrendelen is geen schermpje over de app heen. De sessie wordt serverzijde ongeldig gemaakt en de app verdwijnt uit beeld, dus er staan geen cliëntgegevens meer in het geheugen. Een overlay die alleen in de interface bestaat is met een ontwikkelaarstool weg te klikken; dit niet.

Een sessie duurt sowieso nooit langer dan 12 uur, dus nooit langer dan één dienst.

Wat wij niet kunnen: één specifiek toestel uitloggen. Toegang intrekken gaat per medewerker. Bij verlies zet de beheerder het account inactief, waarmee alle zorgrelaties tegelijk vervallen.

Nog niet. Accounts in Zorgflow staan los van jullie eigen omgeving.

Single sign-on met Entra ID of een andere identity provider zit er nog niet in, en koppeling met externe accounts staat bewust uit.

Voor een grotere instelling met eigen identiteitsbeheer is dat een gemis, want het betekent een tweede plek waar accounts beheerd worden en waar iemand bij uitdiensttreding afgesloten moet worden. Voor kleinere teams en zzp'ers speelt dat nauwelijks.

Wat er wel is: een beheerder nodigt medewerkers uit, kent zorgrelaties toe en trekt toegang in één handeling weer in.

Nee.

De maatregelen zijn naar NEN 7510 ingericht en per maatregel vastgelegd in een matrix die we op verzoek toesturen. Maar er is geen certificaat en geen audit door een externe partij.

De onderliggende infrastructuur is dat wel. Microsoft levert voor Azure een NEN 7510-dekkingsrapport waarin per maatregel staat wat zij afdekken en wat bij de afnemer blijft liggen. Dat rapport is opvraagbaar en is meestal het document waar zorginkoop om vraagt.

Eist jullie inkoopbeleid een certificaat van de leverancier zelf, dan voldoen wij daar vandaag niet aan. Dat is beter om nu te horen dan na een pilot van drie maanden.

Die maakt het databaseplatform. Een hersteltest hebben we nog niet gedaan.

De database draait bij Convex in Ierland en het platform verzorgt de back-ups.

Wat er nog niet is: een uitgevoerde hersteltest met een vastgelegde hersteltijd en een maximaal aanvaardbaar gegevensverlies. Dat staat op onze actielijst, en het is eerlijk gezegd precies het soort punt waar een auditor naar vraagt.

Voor de weging is dit relevant: het dossier staat in jullie ECD. Zorgflow is de werkbank ervoor, geen bewaarplaats van het dossier zelf.

Ja, en zo dat het direct in het ECD kan.

De rapportage wordt objectief en feitelijk geformuleerd: relevante observaties, uitgevoerde begeleiding, de reactie van de cliënt en de gemaakte afspraken. Geen interpretaties, geen aannames, geen omhaal.

Namen blijven eruit; er staat cliënt. Contacttijden komen in 24-uursnotatie, dus 08:30-11:30 uur. Noem je geen contacttijd, dan zegt de assistent dat die ontbreekt in plaats van er een te verzinnen.

Ja. Daarom is akkoord geven een aparte en verplichte stap.

Een taalmodel kan iets net anders formuleren dan je bedoelde of een detail missen. Het concept staat daarom volledig op je scherm voordat er iets wordt vastgelegd.

Corrigeren doe je met je stem, en alleen het genoemde deel verandert. De rest van het concept blijft letterlijk staan, inclusief de leefgebieden en scores waar je instructie niet over ging.

Pas na jouw akkoord bestaat de rapportage. Wie akkoord gaf en wanneer staat in het logboek.

Ja. De elf leefgebieden van de Zelfredzaamheid-Matrix, met een score van 1 tot 5.

De assistent benoemt alleen de leefgebieden die tijdens het contact daadwerkelijk aan bod kwamen, en voegt er nooit een toe waarover niets gezegd is. Per leefgebied komt er een korte feitelijke beschrijving en een ZRM-score.

De elf gebieden: geestelijke gezondheid, lichamelijke gezondheid, activiteiten dagelijks leven, dagbesteding, sociaal netwerk, huiselijke relaties, financiën, huisvesting, maatschappelijke participatie, verslaving en justitie.

Ja, in een vastgelegde analyse over een periode die je kiest.

De analyse kijkt naar het verloop van een cliënt over de tijd en stelt per leefgebied hoogstens één SMART-doel voor, en alleen wanneer de rapportages daar aanleiding toe geven. Leefgebieden zonder aanleiding blijven leeg.

Je kiest zelf de periode: laatste drie bezoeken, afgelopen week, afgelopen maand, of vanaf het begin. Die analyse wordt bewaard op het analysetabblad, met de rapportages waarop hij steunt.

Zijn er te weinig rapportages voor een betrouwbare analyse, dan zegt de assistent dat expliciet in plaats van iets te bedenken.

Een voorstel blijft een voorstel. Wat er in het zorgplan komt bepaalt de professional.

Het signaleert wat je niet meer bespreekt. Dat is bewust iets anders dan een oordeel.

Is een leefgebied drie opeenvolgende rapportages niet genoemd, dan komt dat naar voren. Die berekening is deterministisch en komt niet uit het taalmodel, dus hij is elke keer hetzelfde en na te rekenen.

Het verschil is belangrijk. Financiën is drie contacten niet besproken is een feit. Deze cliënt gaat achteruit is een zorginhoudelijk oordeel, en dat laten we aan de professional.

De analyse beschrijft daarnaast ontwikkelingen door de tijd en terugkerende patronen, ook objectief geformuleerd.

De zorgprofessional. Er komt niets in een dossier zonder dat iemand het gelezen en goedgekeurd heeft.

De assistent verwoordt wat de medewerker zelf vertelde. Hij stelt geen diagnose, geeft geen behandeladvies en trekt geen zorginhoudelijke conclusies.

Dat is niet alleen een productkeuze. Zodra software zelfstandig zorginhoudelijk oordeelt of vervolgstappen adviseert, verschuift de juridische kwalificatie richting medisch hulpmiddel en richting hoog-risico AI. Wij blijven daar bewust vandaan.

Elke rapportage wordt gelezen en geaccordeerd voordat hij bestaat. Wie dat deed en wanneer staat in het logboek.

Daar zitten vier onafhankelijke drempels tegen, en accorderen kan pas na een bevestiging op het scherm.

Dit is het risico dat wij het serieust nemen, omdat het bij spraak reëel is. Achtergrondgeluid kan in theorie klinken als een naam, en dan zou een verslag bij de verkeerde persoon belanden.

De drempels werken los van elkaar: de assistent reageert pas bij voldoende duidelijke spraak, dossieracties vragen om verstaanbare spraak en niet om een los geluid, een naam wordt pas herkend vanaf drie letters, en de assistent kent sowieso alleen de achternamen uit de caseload van die ene medewerker.

De laatste drempel is de belangrijkste. Accorderen kan pas nadat de medewerker op het scherm bevestigt bij welke cliënt het concept hoort. Die bevestiging is verplicht en gaat het logboek in.

Daar zijn we nog mee bezig. Er is nog geen prijsmodel vastgesteld.

Zorgflow is nieuw en we bepalen het prijsmodel nog: per medewerker, per organisatie, of iets anders. We noemen liever nog geen bedrag dan een bedrag dat we over een paar maanden moeten bijstellen.

Wat dat voor jullie situatie betekent bespreken we het liefst in een gesprek. Neem contact op, dan vertellen we waar we op dat moment staan.

De contractvorm stellen we nog vast. Eén ding staat wel vast: een verwerkersovereenkomst is verplicht.

Contractduur, opzegtermijn en voorwaarden zijn we nog aan het uitwerken. Voor een pilot leggen we vast wat we afspreken en hoe lang die loopt; verplichtingen die we nu nog niet kunnen overzien gaan we niet aan.

Wat daar los van staat en hoe dan ook nodig is: een verwerkersovereenkomst, voordat er echte cliëntgegevens in gaan. Dat is geen commerciële binding maar een AVG-eis voor ons allebei.

Wat technisch al wel geregeld is: stoppen jullie, dan leveren we alles uit inclusief het logboek en vernietigen we daarna de rest.

Geen datum. We noemen er pas een als er een koppelpartner ligt.

De volgorde is bewust: eerst een product dat klopt en dat mensen dagelijks gebruiken, dan koppelingen. Een koppeling bouwen naar een systeem dat je nog niet goed genoeg kent levert een koppeling op die niemand vertrouwt.

Werken jullie met een ECD waarvoor een koppeling doorslaggevend zou zijn? Laat het weten, want dat bepaalt mede de volgorde waarin we ze bouwen.

Voorstellen wel, vaststellen niet.

De analyse stelt nu al SMART-doelen voor op basis van het verloop over meerdere rapportages. Dat kan verder worden uitgebouwd.

Een zorgplan vaststellen blijft mensenwerk, en dat is geen technische beperking maar een grens die we bewaken. Hoe verder de assistent richting zelfstandig zorginhoudelijk oordelen schuift, hoe eerder hij als medisch hulpmiddel wordt aangemerkt, met alle eisen die daarbij horen.

Niet gepland. Je kunt hem nu al op je beginscherm zetten.

Zorgflow laat zich installeren als app: op iPhone via Delen en Zet op beginscherm, op Android via het browsermenu. Daarna staat er een icoon en opent hij schermvullend.

Het voordeel van geen store-app is dat een correctie er direct is. Bij een store moet elke versie eerst door een goedkeuring, en dat is precies wat je niet wilt als er een fout in zit.