Privacyverklaring

Zorgflow wordt gebruikt door zorgorganisaties en zelfstandige zorgprofessionals. Voor de cliëntgegevens die zij in Zorgflow verwerken zijn zij verantwoordelijk, niet wij. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in hun opdracht, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Ben je cliënt en wil je weten welke gegevens over jou zijn verwerkt, of wie je dossier heeft ingezien? Neem contact op met je zorgverlener. Die kan het opvragen; wij mogen dat niet zelfstandig aan je verstrekken.

Voor onze eigen bedrijfsvoering, zoals klantcontact en facturatie, zijn wij wel zelf verantwoordelijk.

• Gegevens waarmee een cliëntdossier te herkennen is: achternaam, initialen, soort zorg en desgewenst de geboortedatum voor identiteitscontrole
• De rapportages die de zorgprofessional inspreekt en accordeert, met contacttijd, leefgebieden en scores
• Gegevens over medewerkers: naam, e-mailadres en rol
• Vastlegging van wie welk dossier wanneer heeft geopend

Wij verwerken geen burgerservicenummer en geen adresgegevens. De spraakopname wordt live verwerkt en niet opgeslagen. Het ECD van de zorgaanbieder blijft dossierhouder: Zorgflow bewaart de naam van de cliënt om te matchen en te controleren, voor de rest van de persoonsgegevens is het ECD leidend.

Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie:

• Database en accountgegevens: Convex, in Ierland
• Spraak- en tekstverwerking: Microsoft Azure OpenAI, in Zweden
• Hosting van de applicatie: Vercel, in Frankfurt

Deze partijen verwerken uitsluitend in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst. Zij mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken en er wordt niets gebruikt om AI-modellen te trainen. De volledige lijst staat op de pagina subverwerkers.

Rapportages bewaren wij 24 maanden. De vastlegging van dossiertoegang bewaren wij 36 maanden, langer dan de rapportages zelf, omdat een cliënt ook daarna nog recht heeft te weten wie zijn dossier heeft ingezien. Het elektronisch cliëntdossier van de zorgorganisatie blijft leidend en kent zijn eigen, wettelijke bewaartermijnen.

Toegang tot een dossier is alleen mogelijk voor een zorgprofessional met een lopende zorgrelatie met die cliënt. Aanmelden gaat met Face ID of een vingerafdruk op een toestel dat vooraf eenmalig is gekoppeld met wachtwoord en verificatiecode. Elke keer dat een dossier wordt geopend, leggen we vast wie dat deed en wanneer. Blijft de app een paar minuten ongebruikt, dan gaat hij op slot en is opnieuw ontgrendelen nodig. Op een gedeeld toestel blijft na afmelden niets achter.

Je gezicht of vingerafdruk wordt daarbij niet opgeslagen en verlaat je toestel niet. De telefoon geeft de app alleen door dát de ontgrendeling geslaagd is.

Zorgflow gebruikt AI om gesproken tekst om te zetten naar een concept in zorgtaal. Dat is nadrukkelijk ondersteunend: de AI stelt geen diagnose, geeft geen behandeladvies en slaat niets op zonder dat de zorgprofessional het heeft gecontroleerd en goedgekeurd. De zorgprofessional blijft verantwoordelijk voor de inhoud van elke rapportage.

De naam van de cliënt gaat niet mee naar het model dat de rapportage opstelt; die wordt eerst uit de tekst verwijderd.

Vul je het contactformulier in, dan verwerken wij wat je daar invult: je naam, e-mailadres, je bericht en als je dat invult je telefoonnummer. Meld je je aan voor de pilot, dan komen daar je organisatie bij, jullie belangrijkste zorgvorm, de grootte van het team en het ECD dat jullie gebruiken. Daarbij komt de pagina waar je op de knop klikte. Hiervoor zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; de grondslag is ons gerechtvaardigd belang om op een vraag te kunnen reageren, en zodra het richting een overeenkomst gaat de voorbereiding daarvan.

Je bericht wordt per e-mail bezorgd in ons postvak en komt niet in een database of een klantsysteem terecht. Verzenden gaat via Azure Communication Services met datalocatie Europa, ontvangen via Microsoft 365. Wordt het geen samenwerking, dan verwijderen we de correspondentie binnen twaalf maanden. Wij gebruiken je gegevens niet voor een mailinglijst en verkopen ze aan niemand.

Het formulier vraagt bewust niet naar cliëntgegevens en heeft ze ook niet nodig: een demo draait op fictieve cliënten. Zet ze er daarom niet in.

Deze website plaatst geen cookies. We gebruiken geen analytics, geen tracking en geen advertentietechnologie. Er is daarom ook geen cookiebanner: er valt niets te accepteren of te weigeren. Ook het contactformulier plaatst niets; wat je invult gaat rechtstreeks naar onze mailbox en nergens anders heen.

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Ben je cliënt, dan loopt dat via je zorgverlener: die bepaalt wat er met je dossier gebeurt, wij niet.

Gaat het om gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, of weet je niet zeker bij wie je moet zijn, mail dan privacy@zorgflow.ai. We reageren binnen een maand, de termijn uit artikel 12 lid 3 AVG. Is je vraag voor je zorgverlener bedoeld, dan sturen we hem door en laten we je dat weten.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst of de regelgeving daar aanleiding toe geeft. De versiedatum onderaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde.