Vertrouwen en veiligheid
Bewaarbeleid
Zorgflow is een werkbank boven het elektronisch cliëntdossier, geen dossierhouder. De dossierplicht uit de WGBO, met een bewaartermijn van 20 jaar, rust op het ECD van de zorgaanbieder. Zorgflow bewaart alleen zolang de eigen functies dat nodig hebben. Dat is een bewuste keuze: wie langdurig bewaart, wordt onderdeel van de dossierketen met alle verplichtingen die daarbij horen.
| Gegeven | Termijn | Waarom |
|---|---|---|
| Geaccordeerde rapportages | 24 maanden na accordering | De analysefunctie kijkt naar het verloop over de tijd. Korter maakt patroonherkenning en de leefgebied-signalering onbruikbaar. |
| Auditlog | 36 maanden | Langer dan de gegevens zelf. De cliënt heeft recht op inzage in wie zijn dossier heeft bekeken, ook nadat de rapportages zijn opgeruimd. |
| Concept-rapportages | Niet opgeslagen | Een concept bestaat alleen in de sessie. Zonder accordering verdwijnt het. |
| Ruwe spraakaudio | Niet opgeslagen | Realtime verwerkt, nergens vastgelegd. |
| Accountgegevens medewerkers | Duur van het dienstverband | Bij intrekken van toegang wordt het account inactief gezet, niet verwijderd, omdat de auditlog ernaar verwijst. |
Hoe het is afgedwongen
De termijnen zijn geen voornemen maar techniek. Bij accordering wordt de vervaldatum op de rapportage vastgelegd. Twee dagelijkse taken ruimen verlopen rapportages en logregels op, en elke opschoningsronde legt zelf vast hoeveel records per organisatie zijn verwijderd, zodat achteraf aantoonbaar is dat er conform beleid is opgeruimd. De termijn is per organisatie instelbaar wanneer de verwerkingsverantwoordelijke daarom vraagt.
Verwijdering op verzoek
Verwijdering van een cliënt verwijdert de cliënt, alle rapportages en alle zorgrelaties, en wordt zelf gelogd. De logregels blijven staan tot hun eigen termijn: zonder die regels is achteraf niet vast te stellen dat er correct is verwijderd.
Exit
Bij opzegging wordt alles wat Zorgflow van de organisatie heeft uitgeleverd in een machineleesbaar formaat, inclusief de auditlog. Daarna wordt alles onherroepelijk vernietigd, met schriftelijke bevestiging. Zie ook de verwerkersovereenkomst.
Laatst bijgewerkt: juli 2026. RIISE B.V., KVK 98431471, Hindestraat 17, 6414 CT Heerlen.